Wie ihr bestimmt schon gehört habt, ist seit dem 25.05.2018 die neue DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), die europaweit gilt, in Kraft getreten. Diese löst das bisherige Bundesdatenschutzgesetz ab. Die Änderung und Neuerungen der Gesetze haben allerdings nicht nur Einfluss auf Unternehmen, sondern betreffen auch deinen Verein.
Mit SportMember ist es möglich, die EU Datenschutz Grundverordnung für Vereine reibungslos und einfach umzusetzen, so dass ihr euch keine weiteren Gedanken über die Sicherheit eurer Daten machen braucht oder Angst vor der Datenaufsichtsbehörde haben müsst. Denn wir können in deinem Verein die Rolle des Datenverarbeiters übernehmen!
Im Folgenden wollen wir euch einige Fragen zum Thema "EU Datenschutz Grundverordnung Vereine" beantworten, die ihr euch vielleicht stellt und wie ihr von SportMember profitieren könnt. Außerdem haben für euch eine Checkliste (DSGVO Vereine Checkliste) zusammengestellt.
Für euch als Verein gilt das Datenschutzrecht, da ihr personenbezogene Daten eurer Mitglieder speichert bzw. sammelt. Daten wie Name, Mitgliedsnummer oder Geburtsdatum gehören zu solchen Daten. Alle diese Daten unterliegen somit auch dem neuen Datenschutzrecht. Das bedeutet, dass eine Verarbeitung dieser Daten nur gestattet ist, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Unter “Verarbeitung” versteht man in diesem Zusammenhang die Erhebung, Speicherung, Bearbeitung und Übermittlung von Daten. Wie ihr vielleicht merkt, habt ihr als Verein also eine Reihe an Berührungspunkten mit dem DSGVO. Eure Mitgliederverwaltung sollte also auf die Anforderungen der DSGVO angepasst werden.
Zunächst einmal bedeutet das, dass ihr Anpassungen in verschiedenen Bereichen rund um das Thema Daten vornehmen müsst. Einfach Zettel mit Daten in irgendwelchen Ordnern zu lagern, die verstreut im Vereinsheim liegen, ist nicht mehr erlaubt! Ein großes Problem ist, dass Vereinsverantwortliche dieser Arbeit neben ihrem regulären Job und zusätzlich zu ihren anden Verpflichtungen im Verein nachgehen müssen und Zeit in der Regel Mangelware ist.
1 Bestimmt einen Datenschutzbeauftragten
2 Verschafft euch einen Überblick über alle Verarbeitungstätigkeiten
3 Dokumentiert diese im Falle einer Überprüfung durch Aufsichtsbehörden
4 Entwickelt Datenschutzrichtlinien und stellt sicher, dass alle Mitglieder darüber informiert sind
5 Schließt Datenverarbeitungsverträge ab, falls eine dritte Partei eure Daten verarbeitet
Durch die DSGVO muss sich der Verein zu diversen Themen verhalten, die vielleicht noch nie im Verein behandelt wurden. Wenn vorhanden müssen Anpassungen im Bezug auf Einwilligungserklärungen vorgenommen werden, Übersichten über Verarbeitungstätigkeiten müssen angelegt werden (Wo und wofür werden Daten verarbeitet?), Mitglieder, Ehrenamtliche und Mitarbeiter müssen informiert werden, Verträge über die Auftragsdatenverarbeitung müssen erstellt werden und Regelungen zum Umgang mit Datenschutzverstößen müssen aufgestellt werden.
Wir haben für euch eine übersichtliche "Datenschutz Grundverordnung 2018 Vereine Checkliste" zusammengestellt, wie ihr die DSGVO im Verein umsetzten müsst. Eine ausführliche Version was ihr alles in Bezug auf die Datenschutz Grundverordnung 2018 Checkliste für Vereine umsetzen müsst, findet ihr hier.
Auch wenn diese Gesetze zum Schutz von persönlichen Daten ins Leben gerufen worden sind, bringen sie auch jede Menge Arbeit und erhöhte Gefahren vor Klagen mit sich. Die neue Datenschutzgrundverordnung sieht im schlimmsten Fall enorme Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro vor, was für die meisten Vereine den Tod bedeutet würde.
SportMember übernimmt in eurem Verein die Rolle des Auftragsdatenverarbeiters. Somit erspart ihr euch einen großen Teil der Arbeit und könnt euch entspannt zurücklehnen. Wir haben mit Anwälten dafür gesorgt, dass SportMember komplett DSGVO-konform ist. Das heißt, dass alle relevanten Verträge, Einwilligungserklärungen etc. für die Verwendung von SportMember dem Verein als Vorlagen im System zur Verfügung stehen. Diese Vorlagen sind fest im System integriert, so dass ihr euch nicht einmal darum kümmern müsst, sie an die richtigen Personen weiter zu leiten, das übernehmen wir für euch. Ihr könnt also eure Google-Suche "DSGVO Vereine Vorlagen" für die Nutzung von SportMember getrost wieder löschen, das übernehmen wir für euch.
Das Einzige was ihr also machen müsst, ist die Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung, die als Muster auf SportMember vorliegt, zu akzeptieren. Damit willigt ihr ein, dass wir eure Daten für euch verarbeiten dürfen. SportMember fordert von allen euren Mitgliedern eine Einwilligungserklärungen ein, sodass ihr als Verein weiterhin die Daten verarbeiten dürft! Mit SportMember seid ihr also in Bezug auf das Thema "DSGVO Vereine Muster" in Bezug auf die Daten eurer Mitglieder eingedeckt und erspart ihr euch nicht nur jede Menge Arbeit und Ärger, sondern auch die Gefahr vor Bußgeldern wegen fehlender Einverständniserklärungen eurer Mitglieder!
Einwilligungserklärungen für Alle - DSGVO einfach umsetzen
SportMember lässt allen Vereinen, sobald sie sich registrieren, eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zukommen. Sobald sich ein Mitglied dann ein Profil in diesem Verein anlegen möchte, oder mit einem verknüpft wird, muss es eine Einverständniserklärung abgeben, dass der Verein die seine Daten auf diese Art und Weise verarbeiten darf. Die Einwilligungserklärung liegt als fertiges Muster in SportMember - der Verein kann es sich also sparen, ein Muster für Einwilligungserklärung DSGVO für den Verein zu suchen und anzupassen.
Falls dann die Datenaufsichtsbehörde den Verein inspizieren sollte, könnt ihr das "Muster Einwilligungserklärung DSGVO Verein" vorzeigen und seid damit in Bezug auf alle persönlichen Daten, die in SportMember liegen, komplett abgesichert.
Das Thema "DSGVO Vereine Website" ist für viele Vereine noch immer ein großer Sorgenpunkt. Viele Vereine haben aus Angst vor der DSGVO ihre Homepage komplett offline genommen. Die Angst vor drohenden Klagen oder Bußgeldern ist absolut verständlich, sollte für Vereine aber nicht bedeuten, dass sie sich komplett aus dem Netz zurück ziehen. Immerhin ist eine gute Homepage ein wichtiger Faktor um neue Mitglieder zu gewinnen.
SportMember bietet Vereinen ein einfaches Baukastensystem um ihre Bilder, Kader, Trainer, Pinnwandeinträge usw. ganz einfach mit der Welt zu Teilen. Die Informationen aus dem Internen System SportMember werden automatisch mit der Homepage synchronisiert, so dass man sich lästige Doppelarbeit spart und sich die Informationen auf eurer Website einfach von ganz allein aktualisieren. Natürlich gilt das nur für die Informationen, die der Verein auch teilen möchte. Der Verein Behält in Bezug auf das Thema "DSGVO Vereine Website" also die komplette kontrolle.
Alle Informationen, die auf der Homepage über Mitglieder geteilt werden, sind von der Einwilligungserklärung, die die Mitglieder beim Beitritt von SportMember abgesegnet haben, abgedeckt. Und wenn ein Mitglied seinen Namen oder sen Profil nicht auf der Öffentlichen Homepage veröffentlicht haben möchten, kann es sein eigenes Profil problemlos von der Homepage entfernen. Die entsprechende Funktion findet jedes Mitglied ganz einfach in seinen Profileinstellungen.
Natürlich seid ihr letztendliche noch dafür verantwortlich, was genau ihr auf eurer Homepage teilt, aber mit SportMember seid ihr im Bereich "DSGVO Vereine Homepage" in Bezug auf alles, was ihr über eure Mitglieder teilt auf der sicheren Seite.
Mit der kostenlosen Vereinsplattform von SportMember braucht ihr euch um all das keine Gedanken machen und könnt euch weiterhin auf die schönen Seiten des Vereinsleben konzentrieren. Neben der einfachen Verwaltung eurer Daten, bietet unsere Software alle Funktionen, die euer Verein oder eure Mannschaft braucht. Ihr könnt Aktivitäten planen, Ressourcen verwalten, Mitgliedsbeiträge einrichten, eine Homepage für euren Verein einrichten und vieles mehr!