Schatzmeister im Verein: Ein umfassender Leitfaden zu Aufgaben, Verantwortung und Pflichten

Die Position des Schatzmeisters (und seines Stellvertreters) ist von zentraler Bedeutung für die Vereinsfinanzen während eines Geschäftsjahres. Er übernimmt effektiv die Verwaltung der finanziellen Ein- und Ausgänge und stellt sicher, dass diese ordentlich in den Büchern des Vereins erfasst werden.

Der Kassenwart bzw. Kassier, wie er umgangssprachlich genannt wird, benötigt dabei keine formelle Ausbildung als Steuerberater oder "Finanzchef", sollte jedoch über eine kompetente Herangehensweise an präzise Arbeit und Zahlen verfügen. Aufgrund seiner öffentlichen Position im Verein sollte er außerdem soziale Fähigkeiten und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mitbringen.

Die Verwendung der männlichen Form in diesem Beitrag hat nichts mit der Position selbst zu tun, sondern dient der leichteren Lesbarkeit - Frauen bringen in der Praxis oft genauso die erforderlichen Fähigkeiten und Genauigkeit mit, die ein Kassenwart benötigt.

Die Wahl des Kassiers bzw. Schatzmeisters erfolgt durch die Mitgliederversammlung, und diese Position kann ein Organ des Vorstands sein, was bedeutet, dass es unter Umständen zu einer Haftung kommen kann - dazu später im Beitrag mehr. Unabhängig von der Größe des Vereins und des Vereinstyps gehören folgende Tätigkeiten zu seinen Aufgaben:

• Festlegen und Bestimmen des Budgets
• Kostenposten und Ausgabenplanung
• Führung der Vereinskasse und der Vereinskonten
• Durchführung von monatlichen Zwischenabrechnungen
• Absprachen mit dem Vorstand und den Mitgliedern
• Kontrolle und Aufsicht hinsichtlich Vereinszweck und Sparsamkeit
• Verwendung von geeigneter Software
• Planung der Einnahmen und Management der Rücklagen
• Erstellung des Kassenberichts und Finanzabschlusses
• Durchführung steuerlicher Themen und Steuererklärung
• Jahresabschluss in Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer

Welche Verantwortungsbereiche und Verpflichtungen hat er?

Das Amt des Schatzmeisters ist vor allem in Bezug auf Vertrauen äußerst wichtig. Es gibt den Mitgliedern die Sicherheit, dass mit ihrem gezahlten Mitgliedsbeitrag verantwortungsbewusst umgegangen wird.

Einmal im Jahr wird dies den Mitgliedern auch gezeigt, und sie können Einblick in den Kassenbericht nehmen. Das bedeutet, dass jedes aktive Mitglied während der Mitgliederversammlung das Recht hat, vom Vorstand zu erfahren, wofür die Finanzen verwendet werden.

Es ist äußerst wichtig, dass die Mitglieder sehen, dass der Kassierer das ganze Jahr über genau und äußerst gewissenhaft gearbeitet hat. Gewollte oder ungewollte Fehler sollten hier auf keinen Fall auftreten. Das Vier-Augen-Prinzip hat sich bewährt, bevor die Zahlen öffentlich gemacht werden. Dies gilt insbesondere bei der sinnvoll eingesetzten Kassenprüfung in Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer. Überblick über Kontrollbereiche

Wie bereits erwähnt, kontrolliert und überprüft der Kassierer alle Einnahmen (Geldeingänge, Spenden, Mitgliedsbeiträge usw.) und Ausgaben (Jugendförderung, Ausrüstung, Fixkosten usw.). Damit wird "dummen und/oder fahrlässigen" Fehlern vorgebeugt.

Reklamationen, Rückerstattungen von Mitgliedsbeiträgen und Sachspenden sind mit besonderer Sorgfalt zu behandeln, denn hier wird Fehlern oft nicht verziehen, was sich negativ auf das Image des gesamten Vereins auswirken kann.

Was sind die genauen Aufgaben des Schatzmeisters/Kassenwarts?

In den vorherigen Abschnitten haben wir allgemein über die Verantwortungsbereiche und Rollen des Kassenwarts im Verein gesprochen. In diesem Abschnitt möchten wir etwas genauer auf die einzelnen Tätigkeiten eingehen. Dazu gehören:

1. Die finanzielle Struktur des Vereins in Grundzügen darstellen.
2. Ein Organigramm über die Zusammenarbeit der Beteiligten erstellen.
3. Alle Einnahmen und Ausgaben detailliert erfassen und archivieren.
4. Definition des Einsatzes von Software und Verwaltung von Zugängen.
5. Erstellung von Budget- und Kostenplänen.
6. Koordination der Mitgliedsbeiträge und des dazugehörigen Prozesses.
7. Kontinuierliche Berücksichtigung steuerlicher Themen.
8. Pflege von Kontakten zu Banken, Sponsoren und Spendern.
9. Darstellung des Haushaltsplans und der Fixkosten.
10. Führung des Kassenbuchs und (Bank-)Konten.
11. Dokumentation der Prozesse mit Verfassen von Anleitungen.
12. Sorgfältige Verwaltung des Vereinsvermögens und der Rücklagen.
13. Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen.
14. Anwendung des Prinzips der Sorgfalt und Sparsamkeit.
15. Beachtung der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Belege.
16. Durchführung von Rechnungslegung und Rückerstattungen.
17. Definition und Durchsetzung eines Mahnwesens.
18. Erstellung eines Kassenberichts am Ende des Finanzjahres.
19. Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung.
20. Gewährleistung einer kooperativen Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer.

Diese aufgeführte Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, gibt jedoch einen sehr guten und detaillierten Einblick in die Aufgaben, die den Schatzmeister/Kassenwart während seiner Tätigkeit erwarten.

Was muss ein qualifizierter Kassenwart/Schatzmeister mitbringen?

Diese Frage geht tief in das "Anforderungsprofil eines Mitarbeiters" ein. In der Praxis befinden wir uns jedoch in einem Verein, und hier ist das Wichtigste sicherlich: Gibt es eine Person im Verein, die sich sowohl freiwillig dieser Aufgabe widmen möchte als auch dies bereits im "Brotjob" tut? Mit anderen Worten, ein ausgebildeter Steuerberater wäre ein idealer Kandidat für die Rolle des Schatzmeisters im Verein.

Dies liegt daran, dass solch eine Person aufgrund ihres Interesses bereits viele der erforderlichen Fähigkeiten mitbringt. Sollte dies in eurem Fall nicht zutreffen und ihr keinen Steuerberater als Mitglied im Verein habt, ist das auch kein Problem. Gerade bei kleinen, weniger komplexen Vereinen reicht es aus, wenn die Person ein gutes Verständnis für Zahlen hat und gut mit Geld umgehen kann. Um konkreter zu werden, sind folgende Fähigkeiten von Vorteil:

1. Vertrauenswürdigkeit als Person.
2. Gewissenhaftes und überlegtes Arbeiten.
3. Analytisches Denkvermögen.
4. Planungsfähigkeiten.
5. Kaufmännische Fähigkeiten.
6. Erfahrung/Interesse am Steuerwesen.

Wie funktionieren der Jahresabschluss und der Kassenbericht im Verein?

Wie der Name bereits sagt, schließt der Jahresabschluss ein Finanzjahr ab (dieses muss nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen). Der Kassenbericht zielt darauf ab, das gesamte "Geschäftsjahr" im Verein mit sämtlichen Einnahmen und Ausgaben abzuschließen und einen Jahresbericht vorzulegen.

Daher ist es wichtig, zu Beginn des Jahres eine Planung durchzuführen, um zu sehen, wie weit man von dieser Planung abweicht. Der Prozess selbst ist in fast keinem Verein einheitlich, aber es hilft, wenn ihr euch folgende Fragen stellt:

1. Wo sind große Ausgaben entstanden, und wie haben sich sämtliche Einnahmen verhalten?
2. Stimmen die Abschlusszahlen überein, sprich wirken sie valide?
3. Wurden sämtliche Kassen und Konten berücksichtigt und nichts vergessen?
4. Hat eine ordnungsgemäße Buchführung stattgefunden (nach GoB bzw. GoBD)?
5. Fand eine korrekte Einteilung der Bereiche in Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Hilfsbetrieb statt?
6. Wurden alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten?
7. Ist die Inventurliste korrekt durchgeführt worden?
8. Sind alle Rechnungsbelege und Nachweise zu Finanzflüssen vorhanden?
9. Wurden plausible Rücklagen gebildet?
10. Wurde nach dem Prinzip der Sparsamkeit und gemäß der Vereinssatzung gearbeitet?
11. Wurden Investitionen korrekt durchgeführt und abgegrenzt?
12. Hat eine abschließende Abstimmung mit einem Steuerrechtsexperten stattgefunden?

Haftung, Entlastung und Meldepflicht dieses Amtes

Rein rechtlich gesehen ist ein Schatzmeister in einem deutschen Verein kein verpflichtendes Organ. Das bedeutet jedoch nicht, dass man auf diese Position verzichten sollte. Das Fehlen einer solchen Person kann oft dazu führen, dass sich niemand verantwortlich fühlt, und das wäre im schlimmsten Fall.

Haftung und Entlastung des Kassenwarts

Der Kassenprüfer legt am Ende des Finanzjahres einen Kassenbericht vor. Dieser Bericht führt jedoch nicht automatisch zur Entlastung. Die Entlastung kann nur von der Mitgliederversammlung bestimmt werden. Vor diesem Schritt wird der Kassenbericht normalerweise von einem Rechnungsprüfer überprüft. 

Informationen dazu findet ihr in folgendem Beitrag.

Im Allgemeinen gilt: Wenn der Kassenwart nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt hat und keine schwerwiegenden Fehler aufgetreten sind - sprich, es keine Fahrlässigkeit oder vorsätzlichen Betrug gab -, wird der Kassenwart entlastet. Sollten jedoch falsche oder unvollständige Unterlagen vorgelegt worden sein, kann nach dem Freispruch durch die Mitgliederversammlung immer noch eine Haftung geltend gemacht werden.

Die gleiche Haftung gilt bei Unstimmigkeiten oder vorsätzlichem "Fehlverhalten" bzw. bei bewusster Manipulation, beispielsweise aufgrund eines Naheverhältnisses zum Vorstand. Der gewählte Schatzmeister ist verpflichtet, seinen Aufgaben nachzukommen und kann nicht einfach behaupten, dass alles in Ordnung sei.

Fehler können immer passieren und sind menschlich. Durch eine koordinierte Vorgehensweise des Schatzmeisters und regelmäßige Selbstkontrolle sollten diese jedoch erkannt werden, bevor sie zu größeren Problemen führen. In diesem Fall haftet der Kassenwart also auch nicht.